請求書受取システムには「OCRスキャン型」の他に「デジタルインボイス(完全電子化型)」
があることをご存じでしょうか。
「デジタルインボイス」は「OCRスキャン型」にはない様々なメリットがございます。
目次
一言でいうと「完全デジタルで請求書を発行・受取・保存できるシステム」のことです。
紙の請求書を一切排除した(郵送・保管の作業が不要)、企業間での請求書のやり取りをすべて電子上で行える次世代型のクラウド請求書です。
また、請求書を受け取ったと同時に請求データもセット送られてくるため、電帳法対応のための余計な作業が不要であることも特徴です。
OCRスキャン型のメリット・デメリット
・メリット
① 取引先がどのような請求書形体で発行してきても対応可能
・デメリット
① 現状、スキャンの読み取り精度が高くないため(100%は不可能に近い)人力を使って目視で確認する必要があり、二度手間になってしまう。
(目視の部分も代行で請け負ってくれるサービスはあるが、その分費用が高くなる)
② 請求書明細上に表示される数量/単価まで読み取ることができないため、
購入単価等を分析できず、改善施策が打てない。
(レポートとして購入単価の月次推移比較を見ることができない)
※一部読み取りが可能なサービスも有
デジタルインボイス(完全電子化型)のメリット・デメリット
・メリット
① 受取方式を統一できる
② 数量/単価がわかるため金額の比較・分析が可能となり、抑えるべき費用のポイントを可視化できる
③ 価格が安い OCR機器を導入しないため初期費用が不要で月額も安くなる
④ 取引先(受取側)が適格請求書発行事業者かどうかが一目でわかる
・デメリット
① 取引先様にもデジタルインボイスを使用して請求書を発行していただくことになる
いかがでしたでしょうか。
このようにデジタルインボイス(完全電子型)とOCRスキャン型にはそれぞれメリット・デメリットがあることがお分かりいただけたかと思います。
新しい概念であるデジタルインボイスを導入するためには、自社の業務フローを再構築する手間や取引先様との兼ね合いもあり、なかなか難しいと思われます。
しかし、5年後、10年後を考えると紙で請求書を管理する時代がこの先も続くとは考えられません。実際に欧米諸国・東南アジア地域では完全電子で書類の管理が行われているケースがほとんどです。
もし、自社で請求書業務フローを見つめ直す機会がありましたら、5年後、10年後のことも考えてデジタルインボイスも1つの選択肢として考えていただければ幸いです。